Com um investimento de R$ 1,5 milhão, a Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) iniciou, nesta semana, a campanha “UFSC sem papel”. A ordem é realizar eletronicamente todos os procedimentos administrativos da instituição, reduzindo o uso de papel na universidade que chegou a 6,7 milhões no ano passado apenas com memorandos e processos. Ou seja, a UFSC utilizou o equivalente a 13.388 resmas de papel em 2009 em procedimentos internos. Apesar do investimento milionário no sistema, a entidade espera recuperar os recursos aplicados em seis meses.
Pró-reitorias, centros, departamentos e todos os cursos da instituição terão que se adequar a nova metodologia. Para isso, já foram treinados cerca de 400 pessoas que são usuárias diretas do sistema digital implantado na universidade. Foram desenvolvidos quatro sistemas de computação para atender as rotinas de tramitação de correspondências, solicitações, compras, almoxarifado e patrimônio.
O pró-reitor de Infraestrutura, João Batista Furtuoso, explica que o projeto tem três principais objetivos: diminuir o impacto ambiental, dar agilidade aos processos e propiciar a transparência pública. “No momento em que for editado um memorando, todas as pessoas que tiverem acesso ao sistema poderão acompanhá-lo. Inclusive, os órgãos de controle, como Controladoria-Geral da União e tribunais de contas. Não haverá documento de uso privado da universidade porque são públicos”, enfatiza. Os usuários poderão acompanhar, por exemplo, as etapas de solicitação e movimentação dos processos, além de compra de materiais.
A medida também atinge os alunos da universidade. “Vamos começar também a fazer requerimentos de estudantes por meio do sistema”, conta João Batista Furtuoso. Apesar de a campanha ter sido lançada nesta semana, o procedimento eletrônico de emissão de memorandos começa efetivamente na próxima segunda-feira. A ideia é que em 12 meses a tramitação de documentos em papel seja eliminada da universidade. “Internamente, será tudo digital”, frisa o pró-reitor.
A iniciativa é pioneira e surgiu a partir de uma reunião do Comitê de Planejamento da instituição. A partir da proposta, a universidade contratou uma empresa que desenvolveu softwares para atender as demandas da universidade. A execução do programa foi gerida pela Reitoria de Infraestrutura e pela Secretaria de Planejamento e Finanças (Seplan).
O meio ambiente agradece
Segundo estimativas da própria universidade, a soma de todo o uso de papel da instituição com procedimentos administrativos resultaria em 127 metros cúbicos de madeira, ocasionando o corte de 924 árvores com mais de sete anos de vida. Nesta conta não estão incluídos o uso de papel com cópias e impressão de livros. Para a entidade, a economia refletirá também na diminuição do uso de cartuchos de impressora
A UFSC elaborou um documento que indica quatro principais motivos para não se utilizar papel em processos administrativos. Segundo o texto, uma árvore é poupada a cada 172 processos digitalizados. A medida acarretará o equivalente a 70% de economia em recursos materiais e mão de obra com o processo digital. A instituição mensurou em 70% a agilidade na tramitação de processos digitais em relação aos tradicionais. E, por último, 90% de redução no tempo de atendimento aos interessados.
Crédito: Amanda Costa, do Contas Abertas
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